Wegens de wetgeving inzake informatieveiligheid en privacy, willen wij u informeren over de verwerkingen die wij met uw persoonsgegevens uitvoeren, en de beleidsmaatregelen die wij nemen om deze te beschermen.
 

1 Verantwoordelijken

Het bestuur, vzw HIP Sint-Jan (100883), is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle leerlingengegevens.
Op HIP Sint-Jan is er een aanspreekpunt informatieveiligheid aangeduid, dat gemakkelijk te contacteren is via info@hipsintjan.be.
Het aanspreekpunt informatieveiligheid en/of de beheerder van HIP Sint-Jan kan voor advies en ondersteuning terecht bij de ‘data protection officer’ (DPO) van de onderwijskoepel.

 

2 Verwerkingen

2.1 Verwerkingsdoeleinden

Op HIP Sint-Jan verwerken wij leerlingengegevens omwille van de volgende doelen:

• leerlingenadministratie;
• leerlingenbegeleiding;
• leerlingenevaluatie;
• oud-leerlingenwerking;
• verzekeren van telecommunicatie conform reglement van inwendige orde en internaatreglement;
• camerabewaking;
• beheer toegang (badgesysteem)

 

2.2 Verwerkte leerlingengegevens

Om jou in schrijven, te begeleiden en op te volgen in HIP Sint-Jan verwerken wij volgende gegevens:

• identificatiegegevens (met i.h.b. voornaam en naam, roepnaam, een pasfoto, het rijksregisternummer, gezinssamenstelling, voorrang- en indicatorfactoren);
• persoonlijke kenmerken (met i.h.b. geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit);
• privé contactgegevens (met i.h.b. telefoonnummer(s), adresgegevens, email);
• evaluatiegegevens (met i.h.b. puntenboeken, remediëring, rapporten, rapportcommentaren);
• gezondheidsgegevens: lichamelijk, psychisch, risicosituaties en -gedragingen (met het oog op begeleiding);
• opleiding en vorming (met i.h.b. vorige scholen, gevolgde richtingen, -motivaties en -verslagen);
• aanwezigheid en discipline (met i.h.b. afwezigheidsbewijzen, sancties, tucht);
• Briefing van het team met relevante info die onze kwaliteitszorg aanbelangt, op het domein van:

1. fysieke en emotionele veiligheid
2. psychisch welbevinden
3. sociaal functioneren
4. waarden en normen

 

2.3 Verwerkte oudergegevens

Om uw kind in te schrijven, te begeleiden en op te volgen in HIP Sint-Jan verwerken wij volgende gegevens :

• elementaire identificatiegegevens;
• gezinssamenstelling;
• privé contactgegevens (met i.h.b. telefoonnummer(s), adresgegevens, email);
• financiële bijzonderheden (met i.h.b. rekeningnummer, betalingen).
• Gegevens met betrekking tot het ouderlijke gezag

 

2.4 Ontvangers

• Het departement onderwijs;
• Personeelsadministratie;
• Advocaat, rechtbank en politie in geval van geschillen en incidenten
• Jeugdconsulenten, diensten pleegzorg, observatiecentra
• het CLB is, indien het jou begeleidt, bevoegd om alle in § 2.2 en § 2.3 opgesomde gegevens op te vragen;
• het ondersteuningsnetwerk is, indien van toepassing, bevoegd om een deel van de in § 2.2 en § 2.3 opgesomde gegevens op te vragen;
• iedereen die deel uitmaakt van het multidisciplinair team dat jou begeleidt, is bevoegd om alle in § 2.2 en § 2.3 opgesomde gegevens op te vragen;
• elke internaatsopvoeder die jou begeleidt, is bevoegd om een deel van de in § 2.2 en § 2.3 opgesomde gegevens op te vragen;
• bij verificatie krijgt de onderwijsverificateur toegang tot administratieve gegevens, aanwezigheden, afwezigheidsbewijzen, … in het kader van zijn wettelijk bepaalde taak;
• bij inspectie is het mogelijk dat een onderwijsinspecteur ook toegang vraagt tot bepaalde leerlingengegevens in het kader van zijn wettelijk bepaalde taak.
• Externe firma’s : Aramark (catering), Mavari (ICT), Van Reybroeck (boekhouding)

 

2.5 Verwerkers

Op HIP Sint-Jan worden onderstaande platformen gebruikt bij de verwerking van leerlingengegevens:

• Informat
• Office 365

 

2.6 Voorwaarden

Jouw gegevens zullen verwerkt worden zolang je bij ons ingeschreven bent, of zolang ze nodig zijn om je te begeleiden. Daarna worden ze verwijderd, geanonimiseerd of gearchiveerd conform de geldende regelgevingen. Contactgegevens worden bewaard voor oud-leerlingenwerking
Meer informatie kan je opvragen via: info@hipsintjan.be
 

3 Rechten inzake privacy

3.1 Rechten uitoefenen

U kan zich steeds op onderstaande rechten beroepen:

• recht op informatie: u mag vragen welke gegevens van u er verwerkt worden en wie er toegang toe heeft (zie ook verwijzing in § 2.6), waarom de instelling die persoonsgegevens nodig heeft of gebruikt en hoe lang ze bewaard worden;
• recht op inzage: u mag steeds de gegevens die de instelling van u heeft, inkijken a.d.h.v. een kopie;
• recht op verbetering: indien u fouten in uw gegevens vindt, mag u vragen om dit aan te passen. U kan ook aanvullingen toevoegen aan uw gegevens;
• recht op wissen van gegevens: u kan vragen dat gegevens, die niet (meer) strikt noodzakelijk zijn voor de instelling, permanent en volledig verwijderd worden;
• recht op beperking van de verwerking: indien u bezwaar hebt (zie verder) tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen;
• recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien u bepaalde gegevens wenst over te dragen naar een nieuwe instelling of andere werkgever, dan faciliteert de instelling dit (in de mate van het mogelijke);
• recht van bezwaar: indien u niet akkoord bent met de grondslag van een verwerking of met de manier waarop bepaalde gegevens van u verwerkt worden, kan u zich hiertegen verzetten;
• recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming: wanneer de instelling algoritmes gebruikt om, zonder tussenkomst van mensen, bepaalde gevolgen te trekken uit (een deel van) uw gegevens (zie § 3.3), dan kan u zich hiertegen verzetten;
• recht om zijn/haar toestemming in te trekken: indien men u voor bepaalde verwerkingen de toestemming gevraagd heeft, kan u ten allen tijde kiezen om deze niet meer te verstrekken.

Voor meer uitleg over of om u op een van deze rechten te beroepen, gelieve u intern te richten tot info@hipsintjan.be. Bij eventuele disputen of twijfel, kan u zich ook wenden tot de toezichthoudende autoriteit inzake privacy en de verwerking van persoonsgegevens.
 

3.2 Gerechtvaardigd belang

Een aantal verwerkingen hebben een ‘gerechtvaardigd belang’ als grondslag:

• toezicht op telecommunicatie; (beveiligen tegen diefstal, fraude,…)
• de in § 2.4 vermelde doorgifte van jouw gegevens aan onderwijsinspectie.

 

3.3 Geautomatiseerde besluitvorming

Op HIP Sint-Jan worden noch internen, noch ouders onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming.
 

3.4 Al dan niet verstrekken van gegevens

De in § 2.2 en § 2.3 vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om de inschrijving op HIP Sint-Jan te kunnen starten. Met uitzondering van:

• gezondheidsgegevens¹;
• rijksregisternummer²;
• afbeeldingen (voor public relations);